只需六点！教你如何有效管理工程总承包档案

 在传统的工程项目中，项目资料的档案管理不受重视，很多资料没有专人收集和整理，导致后期项目完工进行项目验收的时候很多资料短缺，造成对项目验收的负面影响，因此档案管理对于工程的影响应引起足够重视，在项目从立项开始就应该要进行项目资料的归档和整理，定期维护数据资料文件，确保整个项目过程中所产生的文件资料都被收集和归纳整理，方便项目验收和资料查阅。
只需六点！教你如何有效管理工程总承包档案
（一）配置专业的人员管理档案并且明确其职责
工程的总承包方配置专业的人员管理项目档案资料，在项目制度里面明确说明档案管理工作的重要性，要求分包方全面配合此项工作，并且将文件资料的收集、管理、归纳等纳入整个工程的工作规划中，保证各部门和分包方配合，促进档案管理工作的顺利进行。同时档案管理员也需要明确自身职责，自觉进行资料的收集和整理，不断学习提升专业技能，及时参与到项目过程中，对项目所产生的资料进行仔细的查验，按照工程项目档案管理的要求对资料进行质量上的把控，有计划地开展此项工作，保证项目在档案资料方面不出现问题。

（二）制定适合当前项目的档案管理制度和办法
每个项目都需要若干个制度来保证项目的顺利执行，档案管理也不例外。建立健全的档案管理制度是非常必要的。总承包模式的项目一般都含有多个分包方协同施工，因此总承包方需要根据国家对于工程建设方面的档案管理制度整理出适合自身项目的制度，配合当前工程的特点和实际背景，规范档案管理的具体工作。档案的管理制度需要包括承包方、分包方的文件资料归档范围，明确规定档案的分类方法、档案整理的质量标准以及档案的编号设计等等，以此保证整个项目的档案得到统一、标准、规范的管理。另外，为了保证档案管理的制度能够确切地应用到实际中，在总承包方和分包方签订协议时应明确档案管理相关制度，防止由于制度的疏忽而导致档案管理工作无法规范的进行。
只需六点！教你如何有效管理工程总承包档案
（三）协同施工单位，实现档案数据资料的准确和完整性
由于总承包项目的参与方还包括分包方，所以加强与各分包方和施工单位的沟通很重要。施工单位的资料对于整个项目来说也是主要的资料来源，首先必须要求档案管理人员对工程项目的资料进行检验和整理，对文件资料进行规范化的整顿，其次需要施工单位配合档案管理的工作，将施工过程中产生的资料完整有序地移交给总承包方的档案管理员，在整个项目资料整理过程中，管理员需要多次与施工单位沟通和交接，确保资料的准确性和完整性。
（四）档案管理员前期介入与过程管理
档案管理的工作并不是在项目工程结束后才进行的，在工程设立初期档案管理员就需要跟进项目，充分了解和熟悉项目的整体工作计划以及后续的工作进度等，档案管理员需要经常性地与项目经理进行资料上的对接和沟通，将档案管理工作融入项目的工作规划中。在项目进行的过程中，产生的文件资料相对较多，管理员在这个过程中要实时收集资料并进行归纳整理，防止后期工程结束后出现过程资料的遗漏。
只需六点！教你如何有效管理工程总承包档案
（五）落实工程竣工手续预检
收集项目资料固然重要，但是对工程进行竣工验收的预检工作也同样重要，档案管理员在全面收集和整理项目资料的基础上，在接近工程尾声的时候需要自觉对竣工手续进行预检，保证项目验收的顺利进行。在进行预检的过程中，对档案文件的预检工作还需要各参建单位积极配合，档案管理员按照国家规定的档案建设要求整理出相关的规范，并且针对当前项目的实际情况，整理出需要整改和补充的内容，与各分包方和参建方共同来完善。同时，档案管理员应严格卡控项目资料的质量，各分包方和参建方提供的竣工材料都应通过档案管理员的核准后方可结算，以此来保证竣工资料的质量。
（六）利用信息技术相关平台和手段对档案管理进行收集和管理
当前社会信息技术持续发展，各类信息整合平台也逐步普及，电子信息技术的档案管理平台可以满足档案管理的需求，企业可以利用电子平台对整个项目进行电子化的管理，这样不仅可以使得档案管理更加规范，还可以节约人力成本。在信息化的整体普及和带动下，我们应该有效利用这样的条件，充分提高档案管理的工作效率，促进工程项目档案管理的现代化、信息化建设。